Menzis

Zorgverzekeraar Menzis heeft een grootschalige vernieuwing van het primaire backoffice-systeem afgerond. Met een budget van 55 miljoen euro is dit een van de grotere IT-projecten van de afgelopen jaren in Nederland. Het bedrijf heeft Oracle Health Insurance Back-office ingevoerd, daarbij ondersteund door een consortium van kleinere dienstverleners onder leiding van Truston. Onder het motto ‘het nieuwe samenwerken’ hebben zij de opdrachtgever/opdrachtnemer-relatie op een nieuwe leest geschoeid.

IT-projecten duren meestal langer dan gedacht, kosten meer en het resultaat valt tegen. Maar het kan anders, laten Truston en Menzis zien. Het nieuwe samenwerken tussen opdrachtgever en IT-leveranciers leidt tot goede resultaten.

In 2006, bij de invoering van de Basisverzekering, heeft Menzis op IT-gebied grote inspanningen geleverd om de basispolis mogelijk te maken. 'Daarna hebben we twee jaar nodig gehad om de zaken in balans te brengen. In 2008 werd het tijd verder te kijken naar wat er de komende jaren op ons af zou komen, zoals de verdere liberalisering van de ziekenhuiszorg en ontwikkelingen in de AWBZ.' Dat zegt Ruben Wenselaar, als vicevoorzitter binnen de raad van bestuur bij Menzis de trekker van de vernieuwing van het primaire systeem.

Medio 2009 heeft Menzis besloten Oracle Health Insurance in te voeren als basisapplicatie voor de primaire processen. In 2008 is Menzis gefuseerd met Azivo dat reeds gebruik maakte van de Oracle Health Insurance-applicaties. De basisapplicatie ondersteunt primaire bedrijfsprocessen, zoals het polisbeheer, het debiteurenbeheer, de verwerking van declaraties, contractmanagement. 'Door het systeem loopt 5 miljard euro per jaar. Het bevat miljoenen declaratieregels met heel veel berichtenverkeer.' Tegelijkertijd werd een andere infrastructuur gerealiseerd, waarin alles dubbel werd uitgevoerd om de bedrijfszekerheid van de bedrijfsprocessen te waarborgen. De bedrijfsprocessen zelf moesten ook worden aangepast om aansluiting te krijgen op het pakket. De data van 2,1 miljoen verzekerden dienden op enig moment te worden geconverteerd. En last but not least: er moest changemanagement worden ingericht om de 1800 medewerkers van Menzis ‘mee te nemen' naar de nieuwe omgeving.

Consortium
De effectief gebleken aanpak van Menzis en Truston heeft twee bijzondere kenmerken: allereerst het feit dat het project is gemanaged op het hoogste niveau, in de raad van bestuur. En het tweede is dat Menzis heeft gekozen om een consortium van kleinere specialisten in te zetten. Het consortium bestond uit Truston, Luconplus en Valori. Truston fungeerde als hoofdaannemer en nam de IT-technische kant van de zaak voor zijn rekening. Luconplus deed project- en changemanagement en Valori zorgde voor quality assurance en testing.

'We hebben voor deze constructie gekozen omdat de deelnemers aan het consortium aantoonbare, specifieke kennis in huis hebben, ze waren in staat voldoende mensen vrij te maken en daadwerkelijk te laten zien met wie ze het project zouden doen. Ze hebben een goed netwerk, werken met korte lijnen. En ze hebben van meet af aan blijk gegeven van grote commitment omdat ze strategisch belang hadden bij het welslagen van het project. En dat commitment is gaande het traject groot gebleven.' Terugkijkend constateert Wenselaar dat alles heel goed is gegaan. 'Het project is op tijd en binnen het budget tot volle tevredenheid afgerond. Het huis staat, we zijn nu bezig met de afwerking. Op het gebied van output, het aanmaken van documenten, moeten we nog wat zaken realiseren.'